Written by Manabu Bannai

【知っておくべき】GTD理論 × Trello が最強のタスク管理術である

THOUGHT

仕事が忙しくて自分の時間がない…。毎日残業ばかり…。

こういった状況は結構つらいですよね。だからといって仕事を辞めたらお金もないし…。

こんな感じで負のループに入る前に、タスク管理術を学んでみませんか? 効率的にタスク管理すれば自分の時間が増えますし、増えた時間で読書ができます。趣味に没頭できます。副業が出来ます。

そこで今回は、タスク管理マニアであり仕事をサボる達人の僕が解説しますね。

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まずは『なぜ、忙しいのか』を明確にする


基本的に2パターンあります。

その①:タスク多すぎる(物理的に無理な仕事量)

単純作業に忙殺されていませんか?

  • スキルアップしない仕事で時間だけが過ぎていく…。
  • 新しいことを学びたくても時間が足りない…。

この場合は、現状を変えないとまずいです。僕なら上司に交渉して、一部の仕事を外注します。(※参考:クラウドソーシングで外注先の選び方

もしくは、価値の低い仕事は無視します。

「無視なんて出来ないよ!」って人は、USJの最高マーケティング責任者の本(USJを劇的に変えた、たった1つの考え方)を読みましょう。めちゃくちゃ偉く、ありえないくらい結果をだしている人ですが、書籍内で優先度の低い仕事はサボれと書いています。

サボりは正義です:)

その②:優先順位を間違っている

今月期限の仕事なのに、今週終わらせる計画を立てる。その結果、忙しくなる。

『優先順位付け』『スケジュール管理』ができていないパターンです。僕も以前はそんな感じだった(目の前の仕事をとにかくこなす)けど、いまは改善できました。

今回はこのパターンにフォーカスして、タスク管理術を解説します。

基本的なタスク管理方法は、GTD理論に従うべき

GTD(Getting Things Done)とは「ナレッジワーカー(知識労働者ないし頭脳労働者)の仕事術」と呼ばれ、「次に何をやるか」という予定やスケジュールの管理、作業する上でのモチベーションを損なわないための体制作りなどが含まれる。

心理的な負担を減らしながら個人の生産性を上げることを主眼とし、簡単な5つのステップを実行することによって成し遂げたいことを現実にするメソッドである。
参考:Getting Things Done – Wikipedia

エンジニア系の人たちが好むタスク管理術です。ぼくは4年ほどGTD理論を実践していますが、最高です。

GTD理論の5つのステップ

  1. 収集:頭の中にある「やらなければならないこと」「気になっていること(問題)」を紙などに書き出す。
  2. 処理:書き出した内容を、手順に添って、分類しリスト化する。
  3. 整理:リストを自身がスケジュール管理に使っているツール(PDAやシステム手帳など)に入れ込む。
  4. 見直し:自分の状況や状態でそれらが可能かどうか見直し、検討する。
  5. 実行:リストアップした「出来ること」を順次片付ける。

めちゃくちゃシンプル。慣れればすぐに実行できます。

尚、タスク管理ツールはTrelloがオススメ。その理由を見ていきましょう。

GTD理論 × Trello が最強のタスク管理術である


» Trelloのタスク管理ボード(サンプル)を見てみる

上記のとおり。このように管理すると、今日やること/今やること/明日やること/今週やること/今月やること/来月やることが明確化されます。 基本的には、本日のタスクが終わった瞬間に仕事を全て忘れて、脳みそリラックスタイムに入れます。

仕事細分化のコツ:1つのカードは1時間以内にする

タスクを細分化しすぎると、タスク管理自体に時間がかかる。5分で終わる作業をTrelloに入れていたら、それだけで日が暮れますね。

1つのカードは1時間目安。

『1日に6時間タスクをこなす+1時間はコミュニケーション+1時間バッファ時間』とします。よって、1日にこなすカード量は、5, 6枚が良い。8枚は多すぎです。

オマケ①:思いついたメモをTrello管理する方法

電車の中や読書中、散歩中など、ちょっとした思いつきがあったときでもTrelloが便利です。

まずはあなたのTrelloボード専用メルアドをGETします。写真のとおり、簡単に発行できます。あとは思いつきをメールするだけなのですが、iPhoneユーザーなら、Captioが便利です。


ちょっとした思いいつきメモをワンタップで送信できます。
 


Captioの設定画面からメール送信先をTrelloのアドレスにしておきましょう。

オマケ②:自分の生産性を測る方法


完了したタスク一覧を別のボードに移動しておきます。すると、各週でどれくらいタスクをこなしたのか分かるように…。 まぁやらなくてもいいのですが、僕は趣味的に確認しています。

以上、Trelloを使ったタスク管理術の紹介でした。効率的に仕事をこなして、自由な時間と心のゆとりを手に入れましょう。

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